Online onboarding: videobellen, buddy’s en wandelmeetings
Online onboarding

Online onboarding: videobellen, buddy’s en wandelmeetings

Dankzij de coronacrisis werd online onboarding opeens de standaard bij werkgevers. Hoe ziet zo’n online onboarding eruit? Kun je met online onboarden net zo succesvol starten aan je nieuwe baan? En wat zijn do’s en dont’s? Drie professionals die in de coronacrisis bij een nieuwe werkgever startten, delen hun ervaringen.

Gepubliceerd op 12 februari 2021

Marcus Vander Velpen

Managing consultant
Capgemini Invent
Gestart op 1 september

“Met wie vind jij dat ik virtueel koffie moet drinken?”
“Ik maakte 1 september een overstap van een adviesbureau met ruim honderd collega’s naar een multinational met ruim 260.000 collega’s wereldwijd. Ik moest dus ontzettend wennen, de coronamaatregelen versterkten dat wellicht iets. Met een flink aantal nieuwe collega’s startte ik aan twee dagen onboarding op kantoor, uiteraard volgens de richtlijnen. Met daarin zaken zoals het ophalen van je laptop, uitleg over inloggen en kennismaken. De tweede dag van de onboarding was digitaal, waarin specifieke thema’s aan de orde kwamen, zoals: hoe werkt het bij Capgemini (Invent)? Wat is de structuur van het bedrijf, nationaal en internationaal? Ook gingen we in digitale workshops aan de slag met bijvoorbeeld het doorleven van de zeven kernwaarden van Capgemini. Aan het einde van de dag volgde er een borrel op afstand met mijn toekomstige collega’s. Knap hoe ze ondanks de grootte van de onboarding alles informatief en interactief hadden georganiseerd.

Informeel netwerk
De eerste weken werkte ik veelal vanuit huis en dat ging prima. Iets lastiger is de andere invulling die je geeft aan informeel contact. Een digitale vergadering geeft het gevoel dat je in de meeting altijd efficiënt, inhoudelijk en ‘to-the-point’ moet zijn. Normaal loop je even langs, en ontstaat bij een kop koffie vanzelf ruimte voor een los gesprek. Nu hoor je minder snel waar iemand mee bezig is. Een informeel netwerk opbouwen in een nieuwe organisatie gaat in deze situatie daarom echt langzamer. Naast dat ik van het bedrijf ontzettend veel ruimte krijg en iedereen in hetzelfde schuitje zit, probeer ik bewust om te gaan met deze beperkingen. Wat ik bijvoorbeeld heb bedacht, is aan iedereen die ik intern spreek, te vragen: met wie vind jij dat ik absoluut ook een (virtuele) kop koffie moet gaan drinken? Je bouwt hierdoor je netwerk razendsnel op, maar ook hoor je op een gegeven moment namen vaker terugkomen en krijg je een beter beeld van de (informele) lijnen binnen de organisatie.

Ook ontstaan er in deze tijd nieuwe manieren om informeel en spantaan in contact met elkaar te komen, zoals de introductie van ‘green dot hopping’ van een collega: je kijkt of iemand online op Skype (‘green dot’) is en dan bel je gewoon, al is het maar vijf minuten. Daarnaast zorgt Capgemini met diverse initiatieven voor binding met het bedrijf; zoals een gezamenlijke hardloopuitdaging vanuit je woonplaats. Doordat je allemaal hetzelfde doet op hetzelfde moment, geeft dat ondanks de afstand toch een gemeenschappelijk gevoel. Een weg vinden binnen een nieuwe organisatie is ook zonder coronamaatregelen even lastig en onzeker. Maar mijn boodschap aan iedereen die ook overweegt een volgende stap te maken, zou zijn: laat je door deze omstandigheden niet weerhouden om ‘m te zetten.”

Tirza Huisingh

Team Lead
Count & Cooper
Gestart op 1 oktober

“Onze dagelijkse standups geven structuur en verbondenheid”
“De overgang van op kantoor naar thuiswerken vond ik groter, dan wisselen van baan. Deze situatie zou toch nog wel even duren, dus thuiswerken is eigenlijk juist een continue factor dit jaar. Voor mijn onboarding bij Count & Cooper begon ik met een klein clubje op kantoor, daar ben ik heel goed ingewerkt. Ze hadden al een aantal maanden ervaring met online onboarden, dus het proces verliep soepel. Ik kreeg onder meer een presentatie vol informatie over de organisatie waar ik ook nu nog regelmatig in terugblader, ik ontving een vragenlijst waarmee ik zelf actief informatie over Count & Cooper moest achterhalen en ik kreeg een collegabuddy toegewezen. Dat is niet iemand met wie ik dagelijks contact heb, maar een collega die af en toe even checkt of alles goed gaat en waarop ik kan terugvallen met bepaalde vragen.

Lekker snel en concreet
Op mijn tweede werkdag vanuit huis startte ik meteen met een nieuw project, dus dat was nieuw voor alle teamleden. Dat maakte mijn start eigenlijk heel natuurlijk. Spontaan mensen tegenkomen gebeurt nu natuurlijk niet. Het gebeurt dan ook regelmatig dat ik nieuwe namen hoor en denk: werkt die hier ook? Iedereen leren kennen, zal dus wat langer duren. Tegelijkertijd leerde ik mijn huidige projectteam wel snel goed kennen via onze Teamsmeetings. We beginnen dagelijks met een online stand-up, dat geeft je dag structuur en creëert een gevoel van verbondenheid. Daarnaast hebben we ook regelmatig overleggen via Teams, inhoudelijk lekker snel en concreet. Ik vind de chatfunctie in Teams handig voor het stellen van losse vragen aan collega’s, dat is sneller en laagdrempeliger dan een mail tikken. Bovendien is iedereen inmiddels gewend aan die manier van communiceren.

Neem zelf het initiatief
Na mijn eerste maand had ik een gesprek met HR. Hoe gaat het? Is alles gelukt? Heel goed dat ze dat doen. Mijn tip voor iemand die een nieuwe baan heeft en een online onboarding tegemoet gaat: neem zelf initiatief om je nieuwe collega’s te leren kennen. Je moet met deze manier van werken net iets pro-actiever zijn, maar dat levert veel op.”

Edgar Mendelsohn

Managing Director
NN Investment Partners
Gestart op 2 maart

“Ik heb digitaal misschien wel een betere relatie opgebouwd”
“Mijn eerste onboardingsdag bij NN Investment Partners was begin maart en vond plaats op kantoor, met alle nieuwkomers bij de NN Group. Verschillende sprekers belichtten de geschiedenis, waardes, organisatiestructuur et cetera. Een week later werd duidelijk dat corona serieus was en sindsdien werken mijn collega’s en ik thuis. Heel knap hoe alle systemen gelijk goed werkten en iedereen flexibiliteit toonde.

Om een goede start te maken, wilde ik zo snel mogelijk begrijpen wat iedereen deed. Er waren al veel 1-op-1’s voor me gepland om belangrijke stakeholders te leren kennen. Daarnaast plande ik de eerste maanden ook zelf volop Teams-halfuurtjes met collega’s. Om mezelf te introduceren, te begrijpen wat die collega doet en onze raakvlakken te ontdekken. Daardoor duurde mijn onboarding niet langer dan normaal. Videobellen werkt verrassend prettig. Ook zo leer je elkaar kennen en kun je zelfs een relatie opbouwen. Het is effectief en efficiënt: omdat iedereen achter zijn computer zit, zijn mensen goed te bereiken en de NNIP-cultuur is ook echt gericht op samenwerken. Internationaal werkt videobellen ook goed. Normaal zou ik dit jaar veel hebben gereisd, maar inmiddels heb ik digitaal misschien wel een betere relatie met de landen opgebouwd.

Wandelmeetings
Het nadeel van videobellen is dat je de ‘fun’ vaak skipt; gesprekken zijn transactioneler en operationeler, minder informeel en korter. Om de business echt verder te brengen met bijvoorbeeld creatief brainstormen en voor subtielere gesprekken over performance vind ik het ook niet optimaal. Een leuke bijkomstigheid van deze tijd vind ik de fysieke meetings (indien mogelijk en toegestaan) met collega’s op locatie of “wandelmeetings”. Tijdens een koffie-to-go of biertje op het terras zaken bespreken is effectief én gezellig. Een andere omgeving geeft een gesprek een andere dimensie, een vorm van verbondenheid én is gezonder dan de hele dag achter je laptop zitten.

Werk samen aan zaken
Voor nieuwe collega’s die nu bij ons onboarden, is het buddysysteem aangepast en een app gelanceerd, waarmee je bijvoorbeeld alvast virtueel door het kantoor kunt lopen en informatie kunt opzoeken. De rest van de onboarding is nu online. Ook kun je online informele activiteiten doen, zoals een global pubquiz, om internationale collega’s beter te leren kennen. Zo’n spel is misschien wel een diepgaandere kennismaking met iemands problem solving skills en innovativiteit dan voorheen. Voor mensen die online onboarden is mijn tip: zorg dat je samen aan zaken werkt, wees niet bang om contact met collega’s te zoeken en blijf initiatief nemen.”