Réunions en ligne : nos conseils pour réussir

Réunions en ligne : nos conseils pour réussir

Face à l’épidémie de Covid-19 et la mise en place massive du télétravail, les réunions à distance se sont multipliées et font désormais partie du quotidien des travailleurs. Les chiffres en témoignent : à la suite de la crise sanitaire, la plateforme de visioconférence BlueJeans a enregistré une augmentation de 100 à 300 % de l’usage de la visioconférence en moins de deux mois(1). Retour sur nos meilleurs conseils pour une réunion en ligne réussie.

Publié le Il y a une semaine

Sélectionner un outil pertinent et efficace

Trello, Slack, Zoom, Google Hangout... ce sont autant d’outils à votre disposition pour vos réunions en ligne. Le choix n’est pas à négliger : il doit convenir à la taille de votre entreprise, à son activité, au nombre de participants mais aussi aux ressources dont vous disposez, comme la connexion internet. La webconférence peut être la solution la plus efficace : il vous suffira d’envoyer un lien URL aux participants pour qu’ils puissent se connecter et rejoindre la réunion. Vous pouvez également organiser vos réunions en passant par votre système de chat interne, en faisant un appel de groupe. Prudence malgré tout, cette option est conseillée pour des réunions avec peu de participants car les options sont assez restreintes.

Choisir un lieu adapté

Que vous animiez la réunion depuis votre bureau ou depuis votre domicile, choisissez une pièce calme afin de minimiser les bruits de fond. Lors d’une visioconférence, assurez-vous que votre arrière-plan soit le plus neutre possible. Un lieu mal rangé ou désordonné peut distraire les participants de votre réunion. Autre possibilité : certaines plateformes proposent des fonds masquant votre arrière-plan. De plus, évitez une pièce trop sombre ou au contraire un éclairage trop intense qui pourrait aveugler vos interlocuteurs.

Préparer la réunion

Lorsque vous proposez une réunion, il est conseillé de toujours venir préparé afin de cadrer les échanges et d’avoir en tête les objectifs de cette rencontre. Cette règle s’applique à la fois pour les réunions en présentiel ou en distanciel. Alors soyez organisé ! Pour vous aider, pourquoi de pas préparer une trame, un ordre du jour ou une liste des points à aborder ? Ainsi, vous aurez les idées claires tout en vous tenant à l’essentiel. De plus, n’hésitez pas à tester en amont votre matériel ainsi que la plateforme sur laquelle vous planifiez la réunion. Vérifiez votre son, votre micro ou encore l’option du partage d’écran.

Prévoir un plan B

En cas de contre-temps ou de problème technique (connexion internet intermittente, webcam défectueuse, partage d’écran dysfonctionnel…), il est conseillé de prévoir une deuxième personne qui pourra prendre le relai pour animer la réunion à votre place, vous éviterez ainsi le report d’une réunion. Autre possibilité : poursuivre la réunion simplement via un appel téléphonique. Des coupures de réseau vous ont empêché de finir votre présentation ? Envoyez-la par mail accompagnée d’un compte-rendu pour vous assurer de la bonne réception des informations par vos équipes.

Faire preuve de savoir-être

Tout comme dans une réunion en face à face, il existe certaines règles à respecter lors d'un échange virtuel. Même si vous travaillez à domicile, présentez-vous en visio-conférence dans une tenue correcte. La ponctualité est également très importante : idéalement, connectez-vous à la réunion quelques minutes avant son début. Dirigez votre regard vers la caméra et évitez de faire autre chose en même temps (regarder ses mails, prendre son smartphone dans les mains, etc). Pas toujours simple de savoir quand prendre la parole lors des réunions à distance ! Pour y remédier, attendez des pauses claires dans la conversation pour apporter votre propre contribution ou continuer votre présentation après une question. Parlez distinctement dans votre microphone, sans le placer trop proche de votre bouche. Lors de l’intervention de vos collègues, activez votre option “muet” pour éviter tout bruit parasite.

Envoyer un compte rendu

Comme pour les réunions en présentiel, pensez à l’après réunion ! Une fois déconnecté, chacun des participants retourne à ses occupations, sans pouvoir débriefer ou réagir autour d’un café. Ainsi, il est très utile de préparer un document complet pour récapituler les points abordés lors de la réunion. Ce compte-rendu permettra à vos collaborateurs d’avoir une trace écrite en cas d’oubli ou de doute sur ce qui a été dit. Ce document, que vous pourrez envoyer sous forme d’email, ou que vous pourrez glisser dans votre base de données interne, pourra alors être consulté par vos équipes à tout moment.

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(1) BlueJeans – European Cities Videoconferencing