Fünf Tipps für effiziente Meetings
Tipps für effiziente Meetings

Fünf Tipps für effiziente Meetings

Laut Studie vergeuden Mitarbeiter viel Zeit in unproduktiven Meetings. Wir geben Tipps, wie die Treffen mit Kollegen besser genutzt werden können.

8 Januar 2020

Eine Studie der Technologie-Firma Atlassian hat herausgefunden, dass Mitarbeiter jeden Monat 31 Stunden in unproduktiven Meetings verbringen. Wir waren alle schon einmal in einer solchen Situation: das Meeting erscheint überflüssig, das Gespräch driftet vom Thema ab und der Termin hält die Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit ab. Wir geben fünf Tipps, die Meetings effizienter und lohnender machen.

1. Fragen Sie sich, ob das Meeting wirklich notwendig ist

Während einer Entscheidung oder um kreativen Input zu bekommen, ist es üblich, verschiedene Mitarbeiter zu versammeln, um über die nächsten Schritte zu beraten. Um solche Meetings zu vermeiden, könnten Sie versuchen, den weiteren Fortgang des Projekts allein zu planen. Gehen Sie auf einen oder zwei Mitarbeiter direkt zu und fragen sie nach ihrer Meinung. Wenn das nicht funktioniert, treten Sie gedanklich einen Schritt von Ihrem Projekt zurück und überdenken Sie es alleine. Schreiben Sie einige Ideen auf. Fragen Sie sich, ob Sie das Problem auch ohne Meeting lösen können – falls nicht, laden Sie nur diejenigen ein, die zur Lösung beitragen können.

2. Erstellen Sie eine Agenda und halten Sie sich daran

Wenn Sie festgestellt haben, dass das Meeting notwendig ist, erstellen Sie eine Agenda für den Termin, an die sich jeder halten soll. Fokussieren Sie sich auf das gewünschte Ergebnis des Meetings: welche Schritte und welche Fragen können die Gruppe dazu bringen, dieses Problem zu lösen? Entfernen Sie überflüssige Tagesordnungspunkte und schreiben Sie das Ziel des Meetings an die erste Stelle. Ihre Kollegen werden eine klare Agenda zu schätzen wissen und sich besser auf das Thema konzentrieren können. Achten Sie darauf, die Agenda vor dem Meeting zu versenden, damit sich Ihre Kollegen auf den Termin vorbereiten können.

Eine Agenda macht Meetings strukturierter

3. Beenden Sie Gespräche, die nichts mit dem Thema zu tun haben

Während kreatives Brainstorming ein Meeting voranbringt, kommen auch immer wieder Gespräche auf, die am Thema vorbeigehen. Wenn Mitarbeiter anfangen über Dinge zu diskutieren, die nicht zu Lösung des Problems beitragen, notieren Sie diese auf einem „Parkplatz“. Das kann ein Teil des Whiteboards sein oder eine Notiz in Ihrem Laptop, für Inhalte, die wichtig sind, aber nicht explizit zu dem Meeting beitragen. So wissen Sie nach dem Meeting, welche Punkte noch offen sind und können bei Gelegenheit auf sie zurückkommen. Dadurch sparen Sie jede Menge Zeit und geben Ihren Mitarbeitern dennoch das Gefühl, dass ihre Ideen gewürdigt werden und nicht in Vergessenheit geraten.

4. Achten Sie auf Ihre Meetingteilnehmer

Als Meetingorganisator sollten Sie stets auf Ihre Mitarbeiter und deren Energielevel achten. Wenn Sie merken, dass die Gespräche träge werden und einige Kollegen nicht mehr zuhören, beenden Sie entweder das Meeting und entlassen Sie diese Personen aus dem Meeting, damit sie ihre Aufgaben bearbeiten können. So respektieren Sie die Zeit jedes Teilnehmers. Träge Mitarbeiter können allerdings auch ein Zeichen dafür sein, dass das Meeting vom Kurs abgekommen ist.

5. Lösungen zusammenfassen und nächste Schritte planen

Starten und beenden Sie das Meeting pünktlich. Obwohl es nach einer einfachen Regel klingt, kann es schwer sein, sie zu befolgen. Zeigen Sie Respekt vor der Arbeitszeit der anderen, in dem Sie sich in Ihrem Meeting an die Zeiten halten, die Sie vorgegeben haben. Kurz bevor das Meeting endet, fassen Sie die erarbeiteten Lösungen zusammen und geben die nächsten Schritte vor. Um das Projekt voranzutreiben, geben Sie jedem Teilnehmer eine konkrete Aufgabe mit einer Deadline. Fragen Sie sich: „Haben wir die Aufgabe/das Problem gelöst?“ Falls ja, herzlichen Glückwunsch! Sie hatten gerade ein produktives Meeting.

Spannende Fakten über Meetings (Quelle Atlassian).